AGM 2011

This blog was created just after the 2010 AGM. In eleven months we have received 9,400 visits from over 3,500 visitors who viewed 24,500 pages.

Este blog se creó a raíz de la AGM 2010. En once meses hemos recibido 9.400 visitas de más de 3.500 visitantes que han visto 24.500 páginas.

If you print the full content of the blog you will need about 200 A.4 pages. The information published is largely thanks to the collaboration of many people who have sent us articles, news, revised translations, proposed topics, written some comments, asked questions, etc. Thank you all very much.

Si imprime el contenido completo del blog necesitará unas 200 hojas DIN A4. La información publicada se debe en buena medida a la colaboración de muchas personas que nos han enviado artículos, noticias, que han revisado las traducciones, propuesto temas, escrito algunos comentarios, hecho preguntas.... A todos, muchas gracias.

In our first post (you can find all of them arranged in the page Blog post index) we explained how our aim is to help to achieve the best and improve the performance of one of the most beautiful resorts in the province of Murcia. We have an opportunity to do it at the AGM 2011.

En la primera entrada publicada (puede encontrarlas todas ordenadas en la página Índice de entradas al blog) exponíamos nuestro objetivo de contribuir a sacar el máximo partido y a mejorar el funcionamiento de uno de los resorts más bonitos de la provincia de Murcia. Tenemos una oportunidad de conseguirlo en la AGM 2011.

This year a number of issues requested by some owners will be addressed. If we want a transparent administration and management, that defend owners’ interests efficiently, it is now the time to achieve it.

Este año se tratarán una serie de puntos solicitados por algunos propietarios. Si queremos una administración y una dirección transparente, que defiendan eficazmente nuestros intereses, ahora está en nuestra mano conseguirlo.

Lista de puntos solicitados por propietarios (Estragón 2, Almizcle 7)

1. Propuesta y votación para la creación de una delegación compuesta por dos propietarios de nacionalidad española y dos más de cualquier otra nacionalidad para ayudar en las negociaciones de contratos y mejora de servicios a la comunidad.

2. Propuesta y votación para definir la duración de los contratos que afectan a la Comunidad General a un año, empezando el 1 de Abril y acabando el 31 de marzo del año siguiente.

3. Explicación por parte del administrador sobre las diferencias existentes entre los estatutos de las subcomunidades (bloques) y los de la Entidad Urbanística de Conservación ¿Cómo repercute los servicios asumidos por la Comunidad General en el IBI? ¿Quién está pagando la electricidad del alumbrado de las calles?

4. Explicación de las acciones tomadas respecto a la existencia de pozos y fuentes en el Resort, a partir de la información proporcionada por algunos vecinos al administrador.
Exposición del informe técnico.

5. Propuesta y votación para que los votos se consideren acorde a los coeficientes de participación.

6. Exposición de los acuerdos de compensación por los que PW (o actual empresa equivalentes) no paga y/o no pagaba sus cuotas de comunidad.

7. Explicación del estado actual del recurso legal común referente a los defectos de construcción.

8. Propuesta para que cada subcomunidad decida, si ve oportuno, la provisión de un fondo de reserva para el repintado de fachadas y otros elementos comunes de cada bloque, tales como las barandillas metálicas de las rampas de acceso a los sótanos.

9. Explicación sobre las zonas no terminadas y no transferidas a la Comunidad de Propietarios, así como la repercusión de su estado en la futura recepción. ¿Qué zonas quedan por recepcionar?

10. Explicación por parte del administrador de las repercusiones legales y económicas sobre la rescisión del actual contrato de mantenimiento de ascensores, firmado a 10 años, por parte de Margaret Daniels, sin ninguna autorización por parte de cada una de las subcomunidades (bloques). ¿Quién es el responsable en caso de una supuesta demanda de la empresa mantenedora (KONE)?

11. Propuesta y votación para que cada bloque pueda funcionar independientemente, según permite la Ley de Propiedad Horizontal. Ello incluye al menos la propuesta de creación de cuentas bancarias independientes y la definición de sus órganos de gobierno.

12. Licitación del contrato del administrador de la comunidad general y de cada una de las subcomunidades.

13. Presentación de las cuentas de una forma completa, incluyendo recaudación general, morosidad, endeudamiento, estado del superávit anterior generado y el actual. ¿Existe fondo de reserva de la comunidad general y cómo se gestiona?

14. Propuesta y votación para que cada edificio pueda elegir libremente su proveedor de telecomunicaciones cuando expire el actual contrato.

List of points required by owners (Tomillo 5)

1. In order to choose the best service providers for our community services, we ask that the General owners meeting vote for a sub-Committee of two Spanish and two other European owners who have prior contractual dealings, and communication with possible providers.

2. We ask for a General owners meeting vote for new contracts to be signed for only one year, in agreement with elected administrator/committee duration. We also recommend the General owners meeting vote for contracts start and finish on 1st April. We ask that the General Owners Meeting vote that the newly signed gardening and security contracts are illegal as this is the responsibility of the new President and Committee after the March 2011 AGM's

3. We seek an explanation of your transparency in your job, and professionalism. There are considerable doubts now being raised by owners.

4. We want a clear explanation about differences between Sub-Communities statutes (signed by every owner with notary when we bought our properties) and Urban Conservation Entity. Firstly what has happened to issues assumed to be covered by Murcia Town Hall, and Secondly what agreement was reached by Town Hall and builder company? How does it affect owners relating to their IBI Spanish tax? We also request an explanation to
a) Who is paying for the street lights and should the accounts include this cost/provision?
b) What provision is being made for the repainting of the buildings in the accounts?

5. Relating to existing water wells and water springs on the resort, and use of water, and despite several months of communication we seek an explanation on what are you doing to lower our water costs?

6. We ask for the General owners meeting vote in agreement with the participation coefficients we have as apartment owners, block and phase members, as we pay our community fees. We consider that way as only fair.

7. We request you publish “compensation agreements” because Polaris World (or actual equivalent company) didn’t and/or don’t pay fees for their past and actual properties.

8. We want a public explanation to every owner about actual state of construction defects claim.

9. We seek an explanation about resort areas which are not finished and have not yet transferred to our Community ownership for example perimeter railings to the resort.

10. We ask that the General owners meeting vote to decide that the 10 year lift contract is illegal as this was never presented or approved to each Sub Community that is directly responsible for this cost.

11. We ask that the General owners meeting vote to set up separate bank accounts for each sub community if they so require so that each subcommunity and decide if they so should wish to perform there own administration and secretary duties as contained in our statutes "Each one of the sub communities will be independent in its organization and functioning, it will be able to appoint its respective governing bodies"

12. We ask that the General owners meeting vote for the competitive retendering of the Resortalia contract.

Nada ha cambiado / Nothing has changed

En la entrada Decisiones sorprendentes (y preocupantes) (4 abril de 2010) ya comentábamos que Resortalia y nuestra presidenta habían dado una especie de golpe de estado en la gestión del resort ¿Qué ha cambiado desde entonces?

We had already reported in the post Amazing (and worrying) decisions (April 4, 2010) that Resortalia and our president had almost carried out a “coup d’etat” in the resort management. What has changed since then?

Ahora los presidentes de fase se reunen cada 3 meses, y no mensualmente (ver entrada Actas de las reuniones trimestrales, 20 junio 2010). Las actas de dichas reuniones son mucho más escuetas que las de reuniones anteriores a la AGM 2010.

Phase presidents now meet every three months, and not every month (see the post Quarterly meetings minutes, June 20, 2010). The minutes of these meetings are much briefer than those for the sessions held before the AGM 2010.

Al menos en la fase 1 se celebran, aunque sin periodicidad concreta, reuniones de los presidentes de subcomunidad con el presidente de fase. A raíz de la de julio se dieron situaciones tensas debidas a que los asuntos tratados y aprobados no se reflejaron adecuadamente en el acta. Se produjo la dimisión, luego retirada, del presidente de dicha fase. Parece que el problema denunciado en la entrada Actas descafeinadas (4 de abril 2010) es parte del estilo de la dirección y administración actuales.

At least in phase 1, subcommunity president meetings are held with their phase president although at no specific intervals. Following the July meeting the situation was tense owing to issues discussed and approved but not reflected in the minutes. The phase president resigned but he later changed his mind. The problem reported in the post Mild minutes (April 4, 2010) seems to be part of the style of current resort management and administration.

Continuamos esperando la publicación de una política clara de contratación de servicios a proveedores. Se han pedido explicaciones por la larga duración de algunos contratos firmados, pero el silencio es la respuesta. De todo esto ya hemos hablado en entradas como Transparencia total (6 de junio 2010).

We are still waiting for the publication of a clear policy on tendering supplier services. Explanations for the long duration of some contracts have been asked for, but silence is the answer. We have already spoken about these subjects in other posts like Total transparency (June 6, 2010).

Resortalia ha dicho a personas relacionadas con este blog que se debe al comité de presidentes de fase y que sigue sus indicaciones. En cambio, según nuestra presidenta, Resortalia es quien toma las decisiones de los contratos ¿Tal vez porque así dificultan focalizar las quejas?

Resortalia has told the people involved in this blog that it follows the instructions of the phase president committee. However, according to our president, Resortalia is the decision maker on community contracts. Is this a way of making it more difficult to target complaints?

Sabemos que Resortalia presiona a nuestros proveedores para que no den información ni hablen con los propietarios. A veces incluso con malos modos. Todo debe pasar y ser filtrado por Resortalia. Los principios expuestos en la entrada Sin foro no hay críticas (4 abril 2010) también siguen en vigor.

We know Resortalia presses our suppliers in order to avoid their giving any information or even speaking with other owners. Sometimes they are even rude. Everything must pass through and be filtered by Resortalia. The principles outlined in the post No forum no critics (April 4, 2010) are still in effect.

Otras sugerencias y críticas se han ido exponiendo en entradas que puede localizar en el Índice de entradas al blog. Temas como la representación y la organización de la próxima AGM 2011 han sido ignorados, cuando no directamente rechazados. Da lo mismo que se propugne una AGM única, o una con los presidentes de los 78 bloques. Da lo mismo que el sistema actual de las fases no sea representativo (ver Representación desequilibrada, 12 abril 2010) y en opinión de muchos ilegal.

Other suggestions and criticisms have been published in posts that you can find in the Blog post index. Issues such as representation and organization of the next 2011 AGM have been ignored if not downright rejected. It makes no difference whether a single AGM for every owner is advocated, or only for the 78 subcommunity presidents. It makes no difference to them whether the current phase system is not representative (see Unbalanced representation, April 12, 2010) and, in the opinion of many, illegal.

El boletín mensual de HRGR apenas da información concreta, y se usa con frecuencia para presentar una imagen victimista de la presidenta como única respuesta a las discrepancias con su gestión por parte de cada vez más propietarios.

HRGR monthly newsletter hardly includes specific information and it is often used to show a victim image of our president. This is the only response to the increasing numbers of owners who don’t like her management.

En la AGM 2010, la junta directiva y Resortalia se quitaron de encima la oposición surgida en su seno. Lo hicieron presentando candidatos alternativos en las fases cuyos presidentes les resultaban más díscolos. Tuvieron bastante éxito. Los perjudicados hemos sido los propietarios que exigimos una gestión transparente y eficiente del resort.

At the 2010 AGM, the board and Resortalia removed the opposition which had arisen among its members. They did this by presenting alternative candidates in the phases with the most wayward presidents. They were quite successful. The losers have been the owners who demand transparent and efficient resort management.

¿Quién manda en el resort? ¿Los propietarios o el tándem Resortalia-presidenta?

Who's in charge at the resort? Owners or the Resortalia-president team?

El talón de Aquiles / The Achilles heel

Durante agosto de 2010, el porcentaje de apartamentos ocupados simultáneamente se estima en cerca del 35% del total. En temporada baja (la mayor parte del año) el índice de ocupación está por debajo del 5%.

During August 2010, the percentage of simultaneously occupied apartments has been estimated at around 35% of the total. In the low season (most of the year), the occupancy rate is below 5%.

Alrededor del 65% de los propietarios son británicos y el 25% españoles (datos aproximados). Ambos países padecen una fuerte crisis económica y para bastantes dueños de apartamentos el pago de la hipoteca y los gastos de comunidad se han convertido en una carga difícil de soportar.

About 65% of owners are British while 25% are Spanish (approximate data). Both countries are suffering the effects of a severe economic crisis and for many apartment owners, having to pay the mortgage and service charges has become a heavy burden to bear.

Si se disparara la morosidad – y parece que hay riego de que ocurra – la comunidad podría enfrentarse a graves problemas. La morosidad es el verdadero talón de Aquiles de Hacienda Riquelme Golf Resort.

If bad debts increase - and it seems there is a real risk of this happening - the community could face serious problems. Bad debts are the real Achilles heel of Hacienda Riquelme Golf Resort.

El coste de mantenimiento del resort es muy alto y los resultados de la actual administración muestran que hay un recorrido de mejora muy significativo en términos de ahorros de coste y eficacia de la gestión:

Resort maintenance costs are very high and the results of the current administration show that significant improvement in terms of cost savings and management efficiency are possible:

• Presupuesto elaborado sin reflexionar sobre la conveniencia o no de mantener el nivel de algunos servicios. Por ejemplo, con un índice de ocupación tan bajo como el que hay fuera de julio y agosto:
   - ¿Tiene sentido un servicio de limpieza de portales y escaleras como el actual? ¿Y limpiar el garaje con la frecuencia prevista, cuando prácticamente todas las plazas están desocupadas?
   - ¿Tiene sentido pagar un servicio de asesoría jurídica al administrador, si hemos de contratar los servicios de un bufete para la elaboración de informes jurídicos sobre cuestiones del resort?

• Budget prepared without reflecting on whether to keep same services levels. For example, with an occupancy rate as low as that out of July and August:

   - Does it make sense to keep the same hall and stairs cleaning services? What about the garage, when nearly all the places are empty?

   - Does it make sense to pay a legal advisory service fee to the administrator if we have to engage a law firm to handle the preparation of legal reports on resort matters?

• Reducciones en las principales partidas. En un periodo de crisis, en el que se están aplicando políticas de contención de costes en todos los ámbitos, el presupuesto 2010 de la comunidad, salvo excepciones como el contrato de jardinería, no muestra reducciones significativas en las principales partidas respecto al de 2009 ¿Va a pasar lo mismo en 2011?
• Reductions in main accounts. At a time of crisis, cost cutting policies are being implemented everywhere but the 2010 community budget does not show significant reductions in key items - with exceptions such as the gardening contract - compared with that of 2009. Will the same happen in 2011?

• Gestión en base a hechos consumados y no proactiva. Una buena gestión se anticipa a la realidad, a fin de poder evitar resultados no deseados. No creemos que eso haya ocurrido con la gestión del contrato del agua o con los defectos de construcción que padecen ciertos bloques. Ha sido la insistencia de los propietarios la que finalmente ha llevado a actuar a la comunidad y su administrador, siempre a posteriori y con limitadas posibilidades de maniobra.
• Management based on facts and not proactive. Good management shows foresight in order to avoid unwanted results. We believe that this has not happened with the water management contract or construction defects that certain buildings suffer. It was the owners' insistence that finally led the community and administrator to take action, always after the events and with limited room for manoeuvre.

Todo lo anterior (y más cosas, como los largos periodos de validez de algunos de los contratos firmados) nos lleva a unos presupuestos por servicios que no está claro sean todos y siempre necesarios. Además, a menudo pagamos por ellos precios por encima de los de mercado.

All of the above (and other things, such as the long periods of validity of some of the signed contracts) leads to budgets for services that it is not clear whether all and always are necessary. In addition, we often pay prices above the market.

Un grupo de vecinos británicos está promoviendo la celebración de una Junta General única para 2011, en lugar de cinco, como se ha venido haciendo en los últimos tres años. Coincidimos con ellos en que es una manera de poner las cosas claras a TODOS los propietarios y forzar cambios en la política seguida actualmente en la gestión del resort.

A group of British neighbours is attempting to have only one General Meeting in 2011, instead of five, as in the last three years. We agree with them that this is a way to make things clear to EVERY owner and to force changes in current management resort policy.

Trabajar mucho y hacerlo como voluntario es muy de agradecer, pero no es sinónimo de realizar una labor siempre acertada. Hay serias dudas sobre la legalidad y validez democrática de la actual representación de los propietarios a través de los presidentes de fase (que no existen en los estatutos). Algo tan obvio como la existencia de una política de gestión de ofertas de proveedores clara ha habido que reclamarla durante meses.

To work hard and to do it as a volunteer is welcome, but it is not synonymous with always doing what’s right. There are serious doubts about the legality and democratic validity of the current owners’ representation through the phase presidents (not found in the statutes). Something as obvious as the implementation of a clear policy on managing providers' offers has been claimed for months.

Por todo lo expuesto, creemos necesario un cambio en la dirección y la administración del resort, reorientándola hacia una mayor transparencia y un menor coste de mantenimiento. Con crisis o sin ella, lo que queremos y nos parece razonable reclamar es una administración eficiente.

In light of all the above, we need a change in management and resort administration, reorienting it towards greater transparency and lower maintenance costs. With or without a crisis, what we want and it seems reasonable to claim is an efficient administration.

Un relato corto / A short story

A friend of mine has just told me this story.

He has an apartment in a holiday complex in Ibiza. He goes there from time to time.
For most of the year only a few foreigners live there. Several of them are responsible for the management of the complex. They work hard and are committed to taking care of it and to ensuring that everything is how they want it to be.
But they barely speak Spanish and do not know the idiosyncrasies of the country. They cannot communicate with Spanish suppliers or negotiate directly with them.
To negotiate with the Public Administration or Spanish companies they delegate the relevant tasks to the complex administrator. Although he was originally proposed by the builder, the truth is that he complies with their requirements and resolves issues that escape them.
When some owners say members of the management that they should keep control over delegated task, they feel their work is recriminated and they become suspicious and angry. The relationship between local and foreign residents becomes harder.
At the end, due to communication problems, unnecessary mistrust arises and everyone loses money!

Un amigo me acaba de contar la siguiente historia.

Tiene un apartamento en una urbanización de Ibiza a la que va de vez en cuando.
Durante la mayor parte del año allí residen sólo unos cuantos extranjeros. Varios de ellos se encargan de la dirección de la urbanización. Trabajan duro y ponen todo su empeño en que esté cuidada y a su gusto.
Pero apenas hablan español y tampoco conocen la idiosincrasia del país. No pueden comunicarse bien con proveedores españoles, ni negociar directamente con ellos.
Para negociar con las Administraciones Públicas o con las empresas españolas, delegan en su administrador. Aunque originalmente fue propuesto por la constructora, la verdad es que cumple con su trabajo y les resuelve cuestiones que a ellos se les escapan.
Cuando algún propietario les comenta a los miembros de la dirección de la urbanización que, aunque deleguen tareas deberían mantener el control sobre ellas, éstos consideran que se critica su trabajo, desconfían y se enfadan. La relación entre nativos y residentes extranjeros se enrarece.
Al final, por problemas de comunicación entre unos y otros se crean suspicacias inútiles y ¡todos pierden dinero!